「忙しい」で部下との対話が疎かになった失敗：原因分析とコミュニケーション改善策
忙しさを理由にしたコミュニケーション不足の失敗と、そこから学ぶこと
マネージャーという立場にいると、日々様々な業務に追われ、「忙しい」と感じる場面が多くあります。特に、目の前のタスクに集中するあまり、チームメンバー、特に部下との対話や細やかなコミュニケーションが疎かになってしまうことがあります。これは、私自身が経験した失敗の一つです。今回は、この「忙しさ」を理由にしたコミュニケーション不足が引き起こした問題と、そこから何を学び、どのように改善を図ったのかについてお話しいたします。
忙しさが招いたコミュニケーション不足の失敗
当時の私は、複数のプロジェクトを抱え、日々の業務に追われていました。朝から会議が立て込み、デスクに戻ればメールの返信や資料作成に追われる。気がつけば終業時間という日も少なくありませんでした。
そんな状況で、部下から「少しお話できますか」と声をかけられても、「ごめん、今ちょっと手が離せなくて。後でもいい？」と反射的に答えてしまうことが増えました。そして、「後で」がいつの間にか忘れ去られてしまったり、部下の方が遠慮して再度声をかけてくれなかったりといったことが積み重なっていったのです。
結果として、部下は抱えている問題や懸念を私に直接伝えにくくなり、小さな問題が大きくなってから顕在化するようになりました。また、彼らのモチベーション低下や、チーム内の情報共有不足による非効率も生じ始めました。部下からの信頼が少しずつ失われていることに、私はその時点では気づいていなかったのです。
失敗の原因を自己分析する
この状況を深刻に受け止め、なぜこのような失敗が起きたのか、自己分析を行いました。表面的な原因は「忙しさ」でしたが、その根底にはいくつかの問題が隠れていました。
時間管理と優先順位付けの甘さ
まず、自身の時間管理能力の課題がありました。タスクの消化に追われるあまり、最も重要な「人との対話」に十分な時間を割り当てられていませんでした。目の前の緊急度の高い業務に気を取られ、部下との定期的な対話や、彼らが気軽に相談できる時間を作るという、緊急度は高くないが重要度の高いタスクの優先順位が低くなっていたのです。
コミュニケーションへの意識の低さ
正直なところ、「忙しいのだから、多少コミュニケーションが減るのは仕方ない」という甘えがあったかもしれません。部下は自分で考えて動けるはずだ、と過信していた部分もあります。しかし、マネージャーの役割は単にタスクを割り振るだけでなく、チーム全体の状況を把握し、メンバーが最大のパフォーマンスを発揮できるよう支援することです。そのためには、意図的かつ定期的なコミュニケーションが必要不可欠であるという認識が不足していました。
「忙しい」という言葉が持つ負の側面
無意識に使っていた「ごめん、今忙しくて」という言葉が、部下にとって「話しかけても無駄だ」「自分のことは後回しにされる」というメッセージとして伝わってしまっていたことにも気づきました。この言葉が、部下との間に見えない壁を作ってしまっていたのです。
失敗から学んだ改善策と実践
この失敗から得た最も大きな学びは、「コミュニケーションは、忙しいからこそ意識的に、そして計画的に行うべき必須の業務である」ということです。自己分析を経て、以下の具体的な改善策に取り組みました。
コミュニケーションの時間確保を「タスク化」する
部下との1on1ミーティングの時間を定期的にスケジュールに組み込み、これを他の業務と同等、あるいはそれ以上に優先度の高いタスクとして扱うようにしました。たとえ短時間（15分など）でも、定期的に設けることで、部下は安心して相談や報告ができる場を持つことができます。また、突発的な相談にも対応できるよう、例えば週に数時間、「オフィスアワー」のような形で、いつでも話しかけて良い時間を設けることも有効です。
「忙しい」の代わりに具体的な状況と代替案を示す
反射的に「忙しい」と言うのではなく、現在の状況（例：「〇〇の資料作成を△時までに終える必要がある」）を簡潔に伝え、いつなら話せるか具体的な時間を提示するようにしました（例：「申し訳ない、この資料を仕上げてしまうから、△時以降なら大丈夫だよ」「明日の午前中、少し時間取れるけどどうかな」）。すぐに時間が取れない場合でも、代替案を示すことで、「後回しにされた」ではなく「時間を調整してくれた」という印象を与えることができます。
短時間・非同期コミュニケーションの活用
対面での長い対話が難しい場合でも、チャットツールやメールなどを活用し、短くてもレスポンスを早く返すことを心がけました。些細な質問や報告に対しても反応を示すことで、部下は「見てもらえている」「聞いてもらえている」と感じ、心理的な安全性が高まります。また、情報の共有漏れを防ぐために、プロジェクト管理ツールや共有ドライブの活用を徹底しました。
チーム全体でのコミュニケーション文化醸成
私一人が変わるだけでなく、チーム全体でオープンなコミュニケーションを推奨する働きかけを行いました。例えば、週次のチームミーティングの冒頭に短い雑談タイムを設けたり、困っていることや共有したいことを気軽に発言できる仕組みを作ったりしました。マネージャーである私自身が、自身の失敗談や課題を率直に共有することも、部下にとって安心して発言できる雰囲気作りに繋がると考えました。
まとめ：失敗を成長の糧に
「忙しさ」を理由にしたコミュニケーション不足は、マネージャーが陥りやすい落とし穴です。しかし、この失敗から目を背けず、その原因を自己分析し、具体的な行動改善に繋げることで、チームとの信頼関係を再構築し、より健全で生産的なコミュニケーション環境を築くことが可能です。
一度失われた信頼を取り戻すには時間と努力が必要ですが、自身の失敗を正直に認め、改善への意思と行動を示すことは、マネージャーとしての成長に繋がります。もし、あなたが「忙しい」を理由に部下との対話が疎かになっていると感じているなら、今日のこの瞬間から、コミュニケーションを最優先タスクの一つとして捉え直してみてはいかがでしょうか。そこから、きっと新しい関係性が生まれるはずです。