何を優先すべきか伝わらない失敗：マネージャーの自己分析と明確なコミュニケーション
はじめに
マネージャーの業務において、チームの優先順位を適切に設定し、それをメンバーに明確に伝えることは非常に重要です。しかし、「あれもこれも重要」「何が一番なのか分からない」といった形で優先順位が曖昧になり、結果としてチームの混乱や非効率を招いてしまう失敗は少なくありません。
「何を優先すべきか、ちゃんと伝えたはずなのに…」という経験をお持ちの方もいらっしゃるかもしれません。この記事では、優先順位がチームに伝わらなかったり、誤解されたりした失敗を掘り下げ、その原因を自己分析するとともに、明日から実践できる明確なコミュニケーションの方法について考察します。この失敗から学び、より効果的なチームマネジメントへと繋げるヒントとなれば幸いです。
「何を優先すべきか」が伝わらなかった失敗事例
優先順位に関するコミュニケーションの失敗は、様々な形で現れます。いくつかの典型的なケースを考えてみましょう。
- 全てを重要だと言ってしまったケース: 複数のプロジェクトやタスクが並行して動いている状況で、マネージャーが「Aも重要だし、Bも期日が近いから重要だ。Cも今後のために重要だ」と、全てのタスクの重要性を強調したとします。結果として、チームメンバーはどれから手をつけるべきか判断できず、困惑してしまいました。リソースは限られているため、全てを同時に全力で進めることは現実的ではありません。
- 急な優先順位の変更が不十分だったケース: 進行中の業務に対し、突発的なトラブル対応や経営層からの特命事項が発生し、それまで進めていたタスクの優先順位が急遽変更になったとします。変更内容を一部のメンバーに口頭で伝えたものの、情報共有が徹底されず、変更を知らないメンバーが古い優先順位で作業を進めてしまい、無駄な工数が発生しました。
- 各メンバーがバラバラの優先順位で動いてしまったケース: チーム全体で共有されるべき明確な優先順位がなく、各メンバーが自身の判断や、より声が大きい関係者からの依頼に基づき、個別に優先順位を付けて作業を進めてしまいました。結果として、チームとして最も重要なタスクへのリソースが十分に割かれず、チーム全体の目標達成が遅延しました。
これらの失敗は、単なる情報伝達の不足ではなく、優先順位設定自体の曖昧さや、それをチームの共通認識とするためのコミュニケーションプロセスに課題があったことを示唆しています。
この失敗が招いた結果
優先順位のコミュニケーション失敗は、個人レベルだけでなく、チームや組織全体に深刻な影響を及ぼします。
- チームの混乱と非効率: メンバーは指示に迷い、手戻りや無駄な作業が増加します。
- メンバーのモチベーション低下: 何を頑張れば評価されるのか、チームとしてどこに向かっているのかが見えなくなり、エンゲージメントが低下します。
- 納期遅延や品質低下: 重要なタスクに十分なリソースが割かれず、成果物の質が低下したり、期日を守れなくなったりします。
- マネージャーへの信頼低下: メンバーは「マネージャーの指示は一貫性がない」「何が重要なのか分からない」と感じ、マネジメントに対する信頼を失う可能性があります。
失敗の原因分析：自己分析の視点から
なぜ、優先順位を明確に伝えることができなかったのでしょうか。この問いに対し、自己分析の視点から原因を探ることは、再発防止のために不可欠です。
- 自分自身の中で優先順位が曖昧だった: 複数のタスクや依頼に対し、自身の中で明確な基準を持って優先順位を決定できていなかった可能性があります。全てを「やらなければならないこと」として捉え、相対的な重要度や緊急度、あるいはビジネスゴールとの関連性に基づいた判断ができていなかったのかもしれません。
- 伝えることの重要性や難しさを軽視していた: 「言えば伝わるだろう」「皆分かっているだろう」と過信していた、あるいは、優先順位を伝えるための時間や労力を十分に確保しなかった、という側面があるかもしれません。複雑な状況であればあるほど、伝える側には丁寧な準備と工夫が必要です。
- 伝え方に工夫がなかった: 口頭で一方的に指示を出すだけだった、あるいは、メールやチャットで箇条書きにしただけだったなど、情報の受け手であるチームメンバーが確実に理解し、腹落ちできるような伝え方ができていなかった可能性があります。情報の粒度や形式、伝える相手の状況への配慮が不足していたのかもしれません。
- メンバーの状況を把握していなかった: メンバーが現在抱えている他の業務や、タスクに対するスキル、抱える懸念などを十分に把握せず、一方的に指示を出してしまった可能性があります。メンバーの負荷や状況を考慮しない優先順位は、机上の空論となりがちです。
- 優先順位変更の背景や理由を説明しなかった: 「なぜ」その優先順位になったのか、あるいは「なぜ」優先順位が変わったのか、その背景にある目的や理由を共有しなかったために、メンバーが納得できず、疑問や不満を抱いた可能性があります。
これらの自己分析は、自身の思考プロセスやコミュニケーションの癖、あるいはマネジメントスタイルにおける課題を浮き彫りにします。失敗は、これらの課題に気づくための貴重な機会と捉えることができます。
失敗からの学びと改善策：具体的なコミュニケーション術
自己分析で明らかになった原因を踏まえ、優先順位を明確に伝えるための具体的な改善策とコミュニケーション術を実践しましょう。
ステップ1：自己分析と自身の優先順位の明確化
まず、マネージャー自身が腹落ちするまで、業務の優先順位を明確にする作業を行います。
- ビジネスゴールとの関連性を確認する: 各タスクが、チームや組織全体の目標達成にどのように貢献するのかを考えます。貢献度の高いものから優先するという基準を持つことができます。
- 緊急度と重要度で整理する: 「緊急ではないが重要」「緊急で重要」「緊急だが重要ではない」「緊急でも重要でもない」といったフレームワーク（例：フランクリン・コヴィーのタイムマネジメントマトリクス）を活用し、タスクを分類します。
- 関係者とのすり合わせ（必要に応じて）: 他部門や上司など、関連するステークホルダーと優先順位について認識を合わせる必要があるか検討し、必要であれば対話を行います。
ステップ2：チームへの明確な伝え方
自身の優先順位が固まったら、次にチームメンバーにそれを正確かつ効果的に伝えます。
- 伝えるタイミングと場所を検討する: チーム全体の優先順位に関わる重要な変更や決定事項は、チームミーティングなど、メンバー全員が集まる場で伝えるのが効果的です。個別のタスクに関する優先順位は、1on1やタスク管理ツール上で行います。
- 「なぜ」その優先順位なのか、背景や理由を伝える: 単に「Aを一番にやって」と指示するだけでなく、「〇〇プロジェクトの成功が今期の最優先課題だから、その中のタスクAを最優先する」「お客様への影響が大きいから、このトラブル対応を最優先にする」といった、理由や目的を具体的に伝えます。これにより、メンバーは指示の意図を理解しやすくなります。
- 各タスクの期待される成果や納期を具体的に示す: 何を、いつまでに、どのレベルで完了してほしいのかを明確に伝えます。「できるだけ早く」や「いい感じに」といった曖昧な表現は避け、「〇月〇日までに、△△という状態を目指して完了させる」のように、計測可能で具体的な言葉で伝えます。
- 優先順位を変更する場合のルールやプロセスを定める: 突発的な事態で優先順位が変更になることは避けられません。そうした場合に、誰が、どのような判断基準で優先順位を変更し、どのようにチームに周知するのか、あらかじめルールを決めておくことで、混乱を最小限に抑えることができます。
- 視覚的なツールを活用する: タスク管理ツール、カンバン方式のボード、共有ドキュメントなどで、現在の優先順位を「見える化」します。これにより、メンバーはいつでも最新の優先順位を確認でき、チーム全体の進捗状況も把握しやすくなります。
ステップ3：双方向の確認と調整
伝えた内容が正しく理解されているかを確認し、必要に応じて調整を行います。
- メンバーからの質問や懸念を聞く時間を作る: 一方的な伝達で終わらせず、「何か不明な点や懸念はありますか」「この優先順位で進める上で難しいことはありますか」といった問いかけを行い、メンバーが抱える疑問や不安を吸い上げます。
- メンバーの状況を把握し、現実的な優先順位か確認する: メンバーが現在抱えているタスク量やスキルレベルを考慮し、提示した優先順位が現実的であるか、あるいは特定のメンバーに過度な負担がかかっていないかを確認します。必要であれば、タスクの再分配や、優先順位自体の再検討を行います。
継続的な取り組み
優先順位のコミュニケーションは、一度行えば終わりというものではありません。変化する状況に合わせて、継続的に見直し、チームとの対話を続けることが重要です。
- 定期的な優先順位のレビュー: 週次ミーティングなどで、チーム全体の優先順位が現在どうなっているのか、変更の必要はないかなどを定期的にレビューする時間を設けます。
- チームとのオープンな対話文化の醸成: メンバーが「この優先順位で本当に大丈夫か」「別のタスクの方が優先度が高いのではないか」といった疑問や意見を、遠慮なくマネージャーに伝えられるような心理的安全性の高いチーム文化を育むことも、適切な優先順位の維持に繋がります。
まとめ
仕事の優先順位がチームに明確に伝わらない失敗は、マネージャー自身の判断の曖昧さや、コミュニケーションプロセスの課題に起因することが多いものです。この失敗を経験した際には、原因を真摯に自己分析し、自身の優先順位を明確にする、チームへの伝え方を工夫する、そして双方向の対話を大切にするといった具体的な改善策に取り組むことが重要です。
優先順位の明確なコミュニケーションは、チームの生産性を高めるだけでなく、メンバーの安心感や信頼にも繋がります。失敗から学び、継続的にコミュニケーションの改善に取り組むことで、より成果を出せる、より良いチームを築いていくことができるでしょう。