ごめんね、そしてこれから: コミュニケーション成長記

新しい方針導入時のコミュニケーションに失敗したら？チームの抵抗を乗り越える自己分析と伝え方

新しい方針導入がスムーズに進まないとき、その原因はコミュニケーションにあるかもしれません

マネージャーの役割の一つに、組織として決定された新しい方針や戦略をチームに伝え、理解を得て、実行を推進することがあります。このプロセスは時に困難を伴います。チームメンバーからの抵抗、戸惑い、あるいは表面的な同意に留まり、実際の行動に繋がらないといった壁に直面することがあります。

このような状況が発生したとき、多くの場合、その背景にはコミュニケーションの失敗が存在しています。もちろん、方針そのものに課題がある可能性もありますが、ここでは「伝え方」や「プロセス」におけるコミュニケーションの側面に焦点を当てて考えていきます。

この記事では、新しい方針導入時のコミュニケーション失敗から何を学び、どのように自己分析を行い、次に活かしていくかについて、具体的な考え方とステップを提示します。

なぜ、新しい方針のコミュニケーションは失敗しやすいのか

新しい方針や変更を伝える際にコミュニケーションがうまくいかない原因は、一つではありません。いくつかの典型的なパターンが考えられます。

• 背景や目的の共有不足: 「なぜこの方針が必要なのか」「何を目指しているのか」といった根本的な部分が十分に伝わっていない場合、メンバーは納得感を得られず、単なる押し付けと感じてしまいます。
• 一方的な伝達: 説明会やメールで一方的に情報を伝えるだけで、メンバーの疑問や懸念に耳を傾ける機会が少ない場合、対話が生まれず、不満や抵抗が内包されてしまいます。
• 懸念への配慮不足: 新しい方針が個々の業務やチームにどのような影響を与えるか、メンバーが抱くであろう不安や懸念を事前に想定し、それに対する説明やサポートが足りない場合、反発を招きやすくなります。
• 導入プロセスの不透明性: いつ、何が、どのように変わるのか、その後のフォローアップはどうなるのかといったプロセスが不明確だと、メンバーは混乱し、先行きに不安を感じます。
• トップダウンすぎる姿勢: 決定事項だからと高圧的に伝えたり、「これからはこうするんだ」と結論だけを突きつけたりする姿勢は、信頼関係を損ない、協力を得ることを難しくします。

これらの要因が複合的に絡み合い、チームのエンゲージメント低下や抵抗という形で現れることがあります。

失敗からの学び：自身のコミュニケーションを自己分析する

新しい方針導入が計画通りに進まなかったり、チームから期待した反応が得られなかったりした経験は、マネージャーにとって重要な学びの機会です。ここで重要なのは、状況や他者のせいにせず、自身のコミュニケーションに焦点を当てて分析することです。

自己分析のステップとして、以下のような問いを立ててみましょう。

1. 準備段階の振り返り:

   • 新しい方針の背景や目的を、自分自身が十分に腹落ちさせていましたか。
   • チームメンバーが抱くであろう懸念や疑問点を、事前にどの程度リストアップし、それに対する説明を準備していましたか。
   • 誰に、いつ、どのような方法で伝えるか、具体的な計画はありましたか。

2. 伝達時の振り返り:

   • 一方的に話すだけでなく、メンバーからの質問や意見を引き出すような問いかけをしましたか。
   • メンバーの反応（表情、言葉遣い、質問の内容など）から、彼らが何を考え、何を感じているかを読み取ろうとしましたか。
   • 専門用語や抽象的な表現ばかりを使わず、具体的な事例やチームの状況に合わせた説明を心がけましたか。
   • メンバーが発した懸念や反対意見に対して、どのような姿勢で臨みましたか。遮ってしまったり、矮小化したりしませんでしたか。

3. 伝達後の振り返り:

   • メンバーからのフィードバックを収集する仕組みはありましたか。
   • 伝達後も継続的に対話の機会を設け、疑問や懸念に対応しましたか。
   • 言葉と行動が一致していましたか。伝えた方針に基づいた行動を自分自身が示していましたか。

これらの問いを通じて、自身の準備、伝え方、その後のフォローアップにおいて、どのような点に改善の余地があったかが見えてきます。

チームの抵抗を乗り越えるためのコミュニケーション改善策

自己分析で見えてきた課題を踏まえ、次に活かすための具体的なコミュニケーション改善策を検討します。

• 「なぜ」を徹底的に共有する: 新しい方針が生まれた背景、組織が達成したい目的、そしてそれがチームや個々のメンバーにどう繋がるのかを丁寧に説明します。データや具体的な事実を用いて、納得感を高める努力をします。
• 対話の機会を積極的に設ける: 一方的な説明だけでなく、質疑応答の時間を十分に確保したり、少人数でのディスカッションの場を設けたりします。メンバーが安心して疑問や懸念を表明できる雰囲気を作ることが重要です。
• メンバーの視点に立って懸念に寄り添う: 新しい方針がもたらすであろう変化に対して、メンバーが感じるであろう不安や負担に共感的な姿勢を示します。すべての懸念を解消できなくても、「聞いてもらえた」という安心感は抵抗感を和らげます。
• プロセスを明確にし、サポートを示す: 導入スケジュール、具体的な変更点、必要なスキルや知識の習得サポート、困ったときの相談先などを具体的に伝えます。マネージャー自身が伴走者であることを示します。
• 小さな成功を共有し、ポジティブなフィードバックを行う: 新しい方針に基づいて行動したメンバーを認め、称賛します。初期の抵抗を乗り越え、新しい行動様式が定着していく過程で、ポジティブな側面を共有し、チーム全体の士気を高めます。

まとめ

新しい方針導入におけるコミュニケーションの失敗は、決して珍しいことではありません。重要なのは、その失敗から目を背けず、自身のコミュニケーションスタイルやプロセスを深く自己分析し、次に活かすことです。

「ごめんね」と過去の失敗を受け止め、「そしてこれから」どう改善していくかに焦点を当てることで、マネージャーとしてのコミュニケーション能力は確実に向上します。新しい方針を伝えることは、単なる情報伝達ではなく、チームの理解と協力を得るための重要なプロセスです。このプロセスにおけるコミュニケーションを磨くことが、チームの成長、そして組織全体の成功に繋がる鍵となります。

過去の経験を糧に、より良いコミュニケーションを目指していきましょう。